ÅPENHETSLOVEN

Hensikten med dette dokumentet er å redegjøre for hvordan Avistic AS (“Avistic” eller “Selskapet”) oppfyller sine forpliktelser i henhold til lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (“Åpenhetsloven”).

Rapporten omfatter rapporteringsperioden 1. januar 2023 – 31. desember 2023. I tillegg inneholder rapporten informasjon om Selskapets arbeid med aktsomhetsvurderinger i 2024, og en oversikt over Selskapets planer for videre arbeid i 2024 i henhold til Åpenhetsloven.

For å sikre at loven overholdes har selskapet satt ned en arbeidsgruppe, bla bestående av Daglig leder.

Etterlevelse av Åpenhetsloven er en kontinuerlig prosess som krever engasjement og oppmerksomhet fra alle nivåer i organisasjonen. Selskapet har forankret ansvarlighet og overholdelse av Åpenhetsloven på styrenivå. Styrets involvering i arbeidet og åpne holdning er avgjørende for å skape en virksomhetskultur med åpenhet og tillit. Vår ledelse er bevisst på sin posisjon som rollemodeller, og er forpliktet til å kommunisere klart og tydelig til ledelsen og de ansatte, samt til leverandører og forretningspartnere. 
Styret oppfordrer til dialog, tilbakemeldinger og åpne diskusjoner, og oppfordrer de ansatte til å komme med sine meninger. Det legges stor vekt på å lytte til ulike perspektiver og erfaringer for å sammen sikre en åpen, tillitsfull og ansvarlig virksomhet.

Vi tror at ved å fremme en kultur av åpenhet og gjennomsiktighet, kan vi skape en sterkere og mer effektiv
organisasjon. Vårt mål er å bygge tillit både internt og eksternt, og legge grunnlaget for et vellykket samarbeid og bærekraftig vekst. 

HVEM ER VI, OG HVEM VIL VI VÆRE

Virksomhet

Avistic er en systemintegratør og totalleverandør av audiovisuelle (AV) løsninger til bedriftskunder og offentlig sektor i Norge, Sverige, Danmark og Finland.

Vi designer AV-systemløsninger på oppdrag fra kunde og leverer løsningene ferdig driftsatt.
Produkter til løsningene kjøpes fra tredjeparts leverandører i Norge og EU.  Avistic produserer ikke egne varer, men monterer og kobler sammen produkter fra nevnte leverandører.

Avistic leverer design og installasjon av AV-løsninger og installasjon primært i Norge, men også i
Sverige og Danmark. I Norge benyttes egne installatører og programmerere. Der kunden ønsker lokale installatører, har Avistic avtale med underleverandører. Dette gjelder også i Sverige og Danmark.

Selskapets struktur og organisering

Avistic er en sammenslåing av tidligere Presentation Data AS og AV Design AS, og eies av Pdata Holding AS
(100 %). Pdata Holding AS er et datterselskap av Axxelerator Capital AS, hvor Axxelerator Capital AS eier 86 % og de ansatte eier resterende 14 %.

Avistic har 38 ansatte per juni 2024, hvor aller er stasjonert på vårt kontor i Oslo.

Våre verdier

Avistic er en organisasjon som setter åpenhet og transparens i høysetet, og tror på verdien av åpenhet som et
fundamentalt prinsipp for god styring og effektivitet. Vårt mål er å være en ansvarlig, rettferdig og respektfull organisasjon. Vi streber etter å skape et miljø der tillit og åpen dialog trives, og hvor alle medlemmer av
organisasjonen kan bidra til sitt fulle potensial.

Avistic ønsker å være en ledende aktør innenfor vår sektor når det gjelder åpenhet og ansvarlighet. Vi vil være
et forbilde for andre organisasjoner og sette standarden for beste praksis. Ved å være åpne og ærlige i alt vi gjør, ønsker vi å bygge sterke relasjoner med våre interessenter og samfunnet rundt oss.

Våre retningslinjer og rutiner

Våre ansatte, samt Selskapets styre og ledelse, er forpliktet til å følge Selskapets etiske retningslinjer (Code of
Conduct), og ta beslutninger basert på et ønske om fremme gjennomsiktighet og god forretningsskikk. Disse
retningslinjene sikrer at virksomheten opererer med integritet og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, samtidig som de fremmer et positivt og inkluderende arbeidsmiljø. Retningslinjene omhandler blant annet følgende:

–         Etiske prinsipper som integritet, ansvar, rettferdighet og åpenhet

–         Profesjonell atferd som arbeidsmiljø,, konfidensialitet og interessekonflikter

–         Overholdelseav lover og forskrifter som lover og regler og antikorrupsjon

–         Bærekraft og samfunnsansvar som miljøansvar og samfunnsengasjement

–         Revisjon og oppdatering, periodisk gjennomgang

Selskapet har også etiske retningslinjer som forplikter leverandører og forretningspartnere til å opptre
ansvarlig (Suppliers Code of Conduct).

Selskapets etiske retningslinjer stiller tydelige forventninger til de ansatte, virksomheten, leverandører og
forretningspartnere om hvordan vi skal opptre ansvarlig og respekteres

Retningslinjene for sosialt bærekraftsansvar bygger på UN Global Compact som fremmer et bærekraftig næringsliv og ILO-erklæringen som  fremmer grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet. I tillegg
følger Selskapet norsk lovgivning om helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.

Avistic har et sterkt fokus på at alle som er forpliktet av retningslinjene skal handle i tråd med disse verdiene,
og følger opp dette med jevne mellomrom (en gang i året).

AKTSOMHETSVURDERINGEN OG RESULTATER

Utgangspunktet for aktsomhetsvurderingen

Avistic utfører sine aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale
selskaper om ansvarlig næringsliv.

Utgangspunktet for Selskapets aktsomhetsvurdering er en risikoanalyse med fokus på sannsynligheten for en
negativ konsekvens og omfanget av den negative konsekvensen. Risikoanalysen benyttes for å vekte hvilke eventuelle negative konsekvenser eller potensielle negative konsekvenser som er i strid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som skal prioriteres. Det er opprettet et register for
virksomhetsrisiko, hvor Selskapet registrerer de identifiserte risikofaktorene med størst sannsynlighet og konsekvens.

Risikoer fra våre tredjeparter

Leverandørene til Avistic kan deles inn i produktleverandører og tjenesteleverandører.

Produktleverandører

Den dominerende andelen av Selskapets produktleverandører er registrert i Norge. I 2023 tilsvarte dette 97
% av produktleverandørene til Selskapet. Avistic samarbeider tett med de største norske leverandørene for å sikre at de har kontroll på deres leverandørkjede helt tilbake til første produksjonsledd. Øvrige kjøp av
materiell gjøres fra selskaper registrert innenfor EU, og det foreligger derfor liten geografisk risiko i vår produktleverandørkjede. 

Vi har ikke identifisert faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative
konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
hos våre produktleverandører.

Arbeidet med å kartlegge og identifisere faktiske negative konsekvenser og/eller vesentlig
risiko for negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er imidlertid et kontinuerlig arbeid, og vi vil derfor fortsette å overvåke utviklingen.

Leverandører av
underentrepriser og personell

Avistic er tidvis avhengig av ekstra kapasitet i form av innleid arbeidskraft. Det er primært små norske selskaper og enkeltmannsforetak som benyttes.

For Avistic er det viktig å overvåke at gjeldende lover og forskrifter for lønn og arbeidsvilkår overholdes for leverandører av underentrepriser og personell. For å sikre dette har vi årlige samtaler med tjenesteleverandørene, i tillegg til at vi krever at de signer og etterlever vår Suppliers Code of Conduct (“SCoC”).

Vi har ikke identifisert faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre tjenesteleverandører.

Arbeidet med å kartlegge og identifisere faktiske negative konsekvenser og/eller vesentlig risiko for negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er imidlertid et kontinuerlig arbeid, og vi vil derfor fortsette å overvåke utviklingen.

Risikoer fra Avistic

Avistic har som leverandør til sluttbruker en rolle som krever at vi tar ansvar for å sikre at våre kunder kjøper løsninger og tjenester av oss som er innenfor retningslinjene for etisk handel og er i henhold til vår SCoC. I forlengelsen av dette er vi forpliktet til å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tråd med Åpenhetsloven. Internt i Avistic har en tverrfaglig gruppe på tre ansatte ansvar for at dette følges opp årlig mot våre tredjeparter i forsyningskjeden. 

Risikoanalysen, med sannsynligheten for en negativ konsekvens og omfanget av en eventuell negativ konsekvens, er dokumentert i Avistics register for virksomhetsrisiko.

Risikofaktorene som utledes fra Avistics virksomhet kan deles inn risikoer for leverandører og risikoer for
Avistic.

Risikoer for leverandører

·        Risiko for at menneskerettigheter brytes i leverandørkjeden der varen produseres.

·        Risiko for at vi ikke vet opphavet til råvarer og innsatsmaterialer, ved at dette er kamuflert for grossist/distributør, og til syvende og sist for oss som kunde.

·        Risiko for at arbeiderrettigheter brytes i leverandørkjeden.

·        Risiko for at lov/forskrift om arbeidsmiljø og arbeidsforhold brytes i leverandørkjeden.

Risikoer for Avistic

Kontraktsmessige forpliktelser:

Som leverandør av AV-løsninger har Avistic kontraktsmessige forpliktelser med kunder og
leverandører. Risikoen oppstår hvis det ikke er tilstrekkelig klarhet og åpenhet i disse kontraktene når det gjelder ansvar for datainnsamling, informasjonsdeling og personvern. Manglende etterlevelse av Åpenhetsloven kan føre til brudd på kontraktsmessige forpliktelser og dermed juridiske konsekvenser.

Personvern og datasikkerhet:

Som leverandør av AV-løsninger samler, lagrer og behandler Avistic personopplysninger fra kunder.
Dette inkluderer informasjon om ansatte, kunder eller andre interessenter.
Avistic har tilstrekkelige sikkerhetstiltak på plass for å beskytte disse dataene mot uautorisert tilgang, tap eller misbruk og er oppmerksomme på at brudd på personvernregler kan føre til bøter og skade på omdømmet.

Manglende dokumentasjon og sporbarhet:

Åpenhetsloven krever at organisasjoner dokumenterer sporbarhet i sin virksomhet. Avistic har
systemer og prosesser på plass for å dokumentere viktige beslutninger, transaksjoner og hendelser, og er oppmerksomme på at manglende dokumentasjon og sporbarhet kan føre til manglende etterlevelse av Åpenhetsloven og mulige konsekvenser i form av sanksjoner eller tap av tillit.

Mangel på åpenhet i anskaffelsesprosessen:

Avistic deltar i offentlige anskaffelser der Åpenhetsloven har spesiell relevans. Manglende 
overholdelse av kravene til åpenhet, informasjonsdeling og rettferdig konkurranse i anskaffelsesprosessen kan føre til tap av anbudsprosesser, kontraktbrudd eller juridiske tvister.

Leverandørkjedekompleksitet:

Som en leverandør av AV-løsninger har Avistic leverandører for ulike komponenter som skjermer,
lydløsninger og styringssystemer. En risiko oppstår når leverandører ikke overholder Åpenhetsloven, for eksempel ved å ikke sikre tilstrekkelig informasjonsdeling eller dokumentasjon. Dette kan påvirke Avistics egen
overholdelse av Åpenhetsloven og kan skape problemer med hensyn til etterlevelse og kvalitetssikring.

Oppsummerende resultater om risikoer fra Avistic

Gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi ikke avdekket faktiske

IVERKSATTE OG PLANLAGTETILTAK

Krav til leverandører

Våre leverandører må signere vår SCoC og bekrefte at de etterlever denne. Gjennom disse retningslinjene er våre leverandører pålagt å overholde alle lover, regler og forskrifter som gjelder for deres virksomhet nasjonalt og/eller globalt, inkludert, men ikke begrenset til, lover om etisk forretningspraksis, menneskerettigheter, arbeids- og ansettelsesforhold, miljøvern, helse og sikkerhet.

I tillegg må leverandørene besvare vår ‘Spørreundersøkelse til leverandører’  en gang i året. Svarprosenten for 2023 var 100%.

Leverandøren er ansvarlig for at alle som er involverte i leveranser til Avistic har lest og forstått
prinsippene for retningslinjene.

Retningslinjene omhandler blant annet:

–     Etiske standarder

–         Profesjonell oppførsel

–         Respekt og inkludering

–         Konfidensialitet

–         Sikkerhet

–         Konflikthåndtering

–         Overholdelse av lover og regler

–         Ansvar og konsekvenser

Leverandørene har en plikt til å rapportere avvik fra SCoC til oss uten ugrunnet opphold og må samtidig
redegjøre for tiltak som er gjort for å rette avvikene.

Bevissthetskampanje

Selskapet skal å øke bevisstheten blant de ansatte om viktigheten av Åpenhetsloven og konsekvensene av manglende etterlevelse. Det planlegges å gjennomføre jevnlige oppdateringer med ansatte i Avistic for å sikre at alle er klar over lovens krav og deres rolle i å oppfylle dem.

Etablere retningslinjer og prosedyrer

Vi planlegger å oppdatere og videreutvikle våre retningslinjer og prosedyrer for å sikre at de adresserer kravene etter Åpenhetsloven.

Gjennomføre jevnlige revisjoner

Selskapet skal gjennomføre
regelmessige revisjoner av organisasjonens etterlevelse av Åpenhetsloven. Dette kan hjelpe deg med å identifisere eventuelle negative konsekvenser eller risikoområder slik at vi kan iverksette nødvendige tiltak for å løse dem.

Holde oss oppdatert

Vi har som må å holde oss kontinuerlig oppdatert om eventuelle endringer eller oppdateringer i Åpenhetsloven

og relaterte regelverk. Dette kan innebære å følge med på offentlige kunngjøringer, delta i relevante bransjeorganisasjoner og nettverk, og opprettholde kontakt med juridiske eksperter og rådgivere som kan gi veiledning om nye krav eller tolkninger av loven. Ved å være oppdatert sikrer vi at organisasjonen fortsetter å etterleve lovens krav og tar nødvendige tiltak i tide.

Arbeids- og fremdriftsplaner

 Avistic har utarbeidet en plan

for Selskapets videre arbeid med Åpenhetsloven:

Forstå loven bedre: Gå grundig gjennom Åpenhetsloven for å få en klar forståelse av dens innhold og krav, samt identifisere de sentrale punktene som er relevante for organisasjonen.

Vurdere eksisterende praksis: Gjennomgå og vurdere organisasjonens nåværende praksis når det gjelder åpenhet og informasjonsdeling, samt identifisere eventuelle områder der det er behov for forbedring for å
oppfylle kravene i Åpenhetsloven.

Identifisere nødvendige tiltak: Basert på gjennomgangen av Åpenhetsloven og eksisterende praksis, skal vi identifisere spesifikke tiltak som må implementeres for å sikre overholdelse av loven. Dette kan inkludere utvikling av retningslinjer, prosedyrer og systemer for åpen informasjonsdeling.

Utarbeide en arbeidsplan: Vi skal lage en detaljert arbeidsplan som beskriver hvert tiltak, ansvarlige personer, tidsrammer og ressurser som kreves, samt sørge for å sette realistiske og målbare delmål for
hvert tiltak.

Implementere tiltakene: Start med å implementere tiltakene i henhold til den utarbeidede arbeidsplanen, og sikre at ansvarlige personer har nødvendig støtte og ressurser for å gjennomføre tiltakene
effektivt.

Opplæring og bevissthet: Sørge for at alle relevante medlemmer av organisasjonen blir informert om og opplært i kravene etter Åpenhetsloven. Eventuelt avholde workshops eller opplæringsøkter for å sikre at alle forstår viktigheten av åpenhet og deres rolle i å oppfylle lovens krav.

Overvåke og evaluere: Etablere et system for å overvåke organisasjonens etterlevelse av Åpenhetsloven. Det skal jevnlig evalueres om implementerte tiltak fungerer som forventet og om det er behov for
ytterligere forbedringer.

Tilbakemeldinger og forbedringer: Oppfordre til tilbakemeldinger fra organisasjonens medlemmer og interessenter om deres oppfatning av organisasjonens åpenhet og informasjonsdeling, og bruke disse tilbakemeldingene til å identifisere områder som trenger forbedring og gjøre nødvendige
justeringer i tiltakene.

BEHANDLING AV INNKOMMENDE
VARSLINGER VIA AVISTIC WHISTLE

Varslingskanalen kan benyttes av egne ansatte så vel som eksterne leverandører og tredjeparter.

·        Innkommende varsler skal gå til Adm. Direktør og ikke med kopi til andre ansatte

·        Adm. Dir skal lese varselet og vurdere om varselet eller forespørselen er legitim

·        Adm. Dir skal vurdere behovet for å involvere andre ledere i organisasjonen eller styret om nødvendig

·        Adm. Dir har ansvar for at svar på varsel eller forespørsel gis innen 10 dager fra mottak.