Spøkelsesmøter?

Har du hørt om spøkelsesmøter?

(«Ghost meetings»)

Forestill deg en situasjon der en organisasjon med 500 ansatte deler rundt 50 møterom. En av de
ansatte bestiller et møterom via Outlook eller tilsvarende verktøy, men dukker
aldri opp til det reserverte møtet (“no-show”). Hva skjer da med det
reserverte møterommet?

Når et møterom blir reservert, men ingen deltakere møter opp, blir dette referert til som et
“spøkelsesmøte”. Dette er en global utfordring som har pågått en
stund. IT-avdelinger kan tro at utnyttelsesgraden er god, men realiteten er at
den er betydelig lavere enn antatt, siden det er mange reserveringer der ingen
faktisk dukker opp. Det oppstår også situasjoner der ansatte bruker unødig tid
på å lete etter tilgjengelige møterom, til tross for at det virker som om alt
allerede er reservert.

I mange tilfeller er det montert et bookingpaneler utenfor møterommene som viser at
“dette møterommet er reservert og booket av xxx xxx”, mens andre ansatte
sjekker Outlook eller andre programmer for å finne ledige rom og oppdager at
det angivelig reserverte rommet faktisk er ledig.

For å håndtere dette har flere bedrifter vurdert å øke antallet møterom eller mindre møterom
(kalt “huddle rooms”) siden ansatte ofte klager over mangel på tilgjengelige rom. Noen har også installert bookingpaneler som krever at brukerne sjekker inn, ellers blir rommet frigitt.

Å kun øke antallet møterom er imidlertid ikke alltid den beste løsningen. I en tid der behovet for
rapportering innenfor ESG (Environmental, Social, Governance) og bærekraft blir
stadig viktigere, spiller effektiv arealutnyttelse en stor rolle. Rundt 40% av
verdens Co2 utslipp stammer fra bygninger, og dette er en klar motivasjon for
å utnytte plassene på en effektiv måte.

Det handler om brukeropplevelsen!

Selv om en tilnærming med bookingpaneler som krever at brukerne sjekker inn, kan være nyttig,
forventes det at brukerne aktivt interagerer med panelene, mobilapplikasjoner
eller lignende, og det er en tendens til at folk glemmer eller overser disse
trinnene. En positiv brukeropplevelse innebærer ofte at brukerne kan håndtere
færre trinn eller helst ingen i det hele tatt!

Det finnes imidlertid en alternativ tilnærming! Ved å kombinere Neowits
Workspace-applikasjon med Avistics innovative teknologi, gir vi de ansatte en
sanntidsvisning av tilgjengelige sitteplasser og møterom, enten de bruker en
mobiltelefon eller en datamaskin. Neowits plattform, som er åpen for
tilpasninger, kan sømløst integreres med forskjellige sensorer som har
offentlig tilgjengelige API-er. Dette omfatter blant annet bevegelsessensorer,
trådløse IoT-sensorer, people counting sensorer eller til og med sensorer som
allerede er integrert i eksisterende videokonferanseutstyr. Det er også mulig å
dra nytte av de allerede etablerte bookingpaneler.

Denne tilnærmingen gir muligheten til å frigjøre reserverte rom som ikke blir benyttet i løpet av
en gitt tidsperiode. For eksempel kan rommet frigis dersom ingen har ankommet
innen 10, 20 eller 30 minutter etter planlagt møtestart. Samme tilnærming kan
også brukes for reserverte sitteplasser.

Som tidligere nevnt er brukeropplevelsen sentral. Selv den mest avanserte teknologien har
begrenset verdi dersom brukerne ikke enkelt kan forstå og bruke den, eller om
den krever mange manuelle trinn.

Nå trenger ikke brukerne å foreta seg noe ekstra, og kan derfor fokusere helt og fullt på arbeidet
sitt, samtidig som de bruker mindre tid på å lete etter tilgjengelige møterom
og sitteplasser.

Som en ekstra fordel gir dette ledelsen faktisk data om hvordan kontorområdene blir brukt.
Dette gjør det mulig å identifisere de mest brukte romtypene, de travleste
tidspunktene, og optimal plassutnyttelse. Denne informasjonen gjør at ledelsen
kan ta informerte beslutninger basert på faktiske data, samtidig som de ansatte
kan jobbe mer produktivt og effektivt.

Ikke nøl med å kontakte oss dersom du ønsker å diskutere nærmere eller få mer informasjon!

Teksten er basert på et blogginnlegg fra Neowit og publiseres
etter avtale.