Digitale møterom for ulike behov

Gode, funksjonelle og digitale møterom var viktig for Oslo Pensjonsforsikring da de skulle finne løsninger for sitt nye kontor.

De nye, lekre lokalene er en blanding av røff betong og mykt treverk, og med mange vinduer kommer lyset inn fra alle kanter. Med unntak av administrerende direktør, sitter alle i åpent landskap. Men det er godt med digitale møterom for både samtaler, konsentrasjon og møter av ulike størrelser, alle med skjermer og meet-up løsninger hvor hver og en kan koble seg raskt opp.

Bedre kontorløsninger

Da Oslo Pensjonsforsikring flyttet inn i de nye lokalene, sa de ikke bare farvel til gamle kontormøbler. Også de tekniske løsningene var fornyet.

– Før kunne møter ofte bli forsinket og trege å få i gang. Utstyret som hang i taket måtte varmes opp. Og det var alltid en utfordring med mange ulike maskiner og tilkoblinger, forteller Mette Johannessen, IT sourcingleder hos Oslo Pensjonsforsikring hvor hun blant annet har ansvar for anskaffelser- og avtaler innen IT.

– Utstyret i de tidligere lokalene bar preg av at vi hadde vært der i ni år. I mellomtiden har også teams- og onlinemøter blitt en del av arbeidshverdagen. Vi hadde ikke så lyst til å ta med det gamle rotet. Med flyttingen til nye lokaler på St. Olavs Plass i Oslo sentrum, fikk vi kontorløsningene vi ønsker oss, og det inkluderer også alle møterommene, sier hun.

Ønsket flere små møterom

I de nye lokalene kan de ansatte benytte 15 fokusmøterom beregnet for én til to personer, 15 multirom med plass til fire personer og noen større møterom, det største med plass til 25 deltakere.

– Det aller viktigste har vært å få på plass de mindre møterommene i et antall som tilfredsstiller en jobbhverdag med stadig flere teams-møter, og rom for å finne fokus, ta telefoner og samtaler, forteller Mette.

Da det nye kontoret skulle planlegges, kontaktet Oslo Pensjonsforsikring tre leverandører innen kontorløsninger. Disse fikk plantegninger og kom med ulike forslag til løsninger.

 – Valget falt på Avistic. Løsningen deres var rett og slett best. Dessuten har de en grønn profil, gode referanser og en økonomi i orden. Vi er ikke et kjempestort selskap, og vi setter pris på at de matcher oss størrelsesmessig. Dessuten liker vi hvordan Avistic stiller opp. De er fleksible og lettbente, og gode på å snu seg raskt rundt og finne løsninger. Det var viktige faktorer da vi valgte leverandør, sier hun.

Brukervennlige digitale møterom

Prosjekteringen startet på nyåret i 2022. I starten av september ble de første skjermene satt på plass, og to og en halv uke senere var alt klart, innen deadline.

– Den eneste forskjellen på rommene, er størrelsen. Med lik USB-tilkobling på alle møterom, slipper vi surr og rot. Da kan alle raskt få koblet seg på møtet uansett maskinvare og annet utstyr, forteller Mette Johannessen.

Alle de 38 møterommene er BYOD-rom med videoløsning for teams-møter fra Logitech. I tillegg er det montert større Samsung-skjermer i sosiale soner og fellesområder, inkludert en digital storskjerm. Møterommene har også elektroniske whiteboards fra Samsung, enten vegghengte eller frittstående.

Testing av skjermer

Det enkleste å bestemme seg for, var skjermene til møterommene. Når det kom til skjermløsninger for de ansatte, ble det brukt godt med tid på testing for å finne skjermer og skjermarmer som fungerte best.

– Våre ansatte har både en-, to- og tre-skjermløsninger. Vi ønsket å finne noe alle kunne enes om at de ville ha, samme type skjerm til alle og vi ville bruke kjente leverandører, forteller Mette Johannessen.

Oslo Pensjonsforsikring låne forskjellige skjermer i ulik størrelse for å teste hva som fungerte best, og det ble satt opp testpulter mens selskapet fortsatt var i sine gamle lokaler. I tillegg arrangerte Avistic besøk hos blant andre Samsung for å se hva de hadde å by på.

– Det var nyttig få engasjert dem som faktisk skal bruke løsningene og at de fikk mulighet til å si sin mening. Forvalterne våre hadde hatt skjermene sine i over 15 år. De fortjente virkelig nye skjermer og løsninger. Og det var fint å få alt utredet og avgjort før vi bestilte møteromsløsninger og skjermer, sier Mette.